Grundejerforeningen Norsvej

Sted: Kasper Molander, Oddervej 12
Tid: Onsdag 16. juni 2010, kl. 19.30 – ca. 22.30

 

Tilstede:
Michael Andersen, Padborgvej 11
Henning Olsen, Oksbølvej 15
John Asbeck, Padborgvej 35
Christian Salling, Padborgvej 16
Erik Schou, Oddervej 4
Kasper Molander, Oddervej 12 (referent)

 

1) Godkendelse af referat af sidste møde

Referatet med få rettelser blev udsendt af Henning pr mail 29. april og godkendt.

2) Bestyrelsens forretningsgang, lunke ved Padborgvej 14

På baggrund af vurderinger fra vedligeholdelsesudvalget og fra ETK er bestyrelsen enige om at lunken ved Padborgvej 14 ikke kan betegnes som en fejl eller mangel ved vejbelægningen, idet den er inde for normal tolerance.

Både den forrige bestyrelse og den nuværende har over for ejeren af Padborgvej 14 givet udtryk for at lunken ville blive rettet i forbindelse med etablering af vejbumpene. Da det nu er vurderet at det ikke er en fejl/mangel og at tilbud fra ETK viser at omkostningen for en udbedring overstiger budgettet er tilsagn om udbedring trukket tilbage. Bestyrelsen vil derfor alligevel ikke foranledige at lunken udbedres.

 

Foranlediget af denne sag debatterede bestyrelsen den fremtidige forretningsgang ved henvendelser fra medlemmer.

Der var enighed om følgende:

• · Hvis medlemmer henvender sig angående fejl eller mangler ved de fælles anlæg vil bestyrelsen snarest vurdere om der reelt er tale om en fejl/mangel. Hvis der er tale om en fejl/mangel vil bestyrelsen tage sig af sagen og sørge for udbedring
• · Hvis medlemmer henvender sig angående forslag om forbedringer/optimering af fælles anlæg eller ny investeringer vil bestyrelsen vurdere om det kan ordnes inden for budgettet. Hvis bestyrelsen vælger at fremme sagen vil den sørge for udførslen. I modsat fald vil medlemmet blive bedt om at stille forslag ved førstkommende generalforsamling. Forslaget skal indeholde et budget for udførslen.

3) Kodeks for godt naboskab

Medlemmer som gennem længere tid eller gentagne gange overtræder Kodeks vil modtage en venlig henstilling fra bestyrelsen i postkassen.

Kodeks bliver rettet til således at man kan tilføje en modtager og krydse af hvilken ”paragraf” som ikke er efterlevet -> Christian laver et udkast

Derudover er der en rettelse: Hesteefterladenskaber tilføjes til kodeks (Henning taler også lige med hestepigerne om dette)

Haveaffald i de levende hegn står allerede nævnt.

Kodeks bliver trykt og omdelt til alle medlemmer efter alle rettelser er lavet.

4) Mandat i udvalg kontra bestyrelsen

Efter debat var der enighed om følgende:

De af bestyrelsen nedsatte udvalg har fuldt mandat inden for deres områder og inden for det afsatte budget. Udvalgene indhenter tilbud og kan indgå en-gangs aftaler på foreningens vegne. Aftaler som løber over flere år skal godkendes af bestyrelsen.

 

Sagsbehandling og debatter via mail begrænses, der henvises til bestyrelsesmøder. Den deraf følgende længere svar- og sagsbehandlingstid accepteres. Formanden skriver evt. sagen der ønskes behandlet på dagsordenen for næste møde.

Masse mails til hele bestyrelsen begrænses.

5) Følge op på aktionslisten

• · Opdatering af hjemmesiden
  Christians kontakt er ikke interesseret i opgaven. Lars Hult heller ikke.
  Lars har ønsket at stoppe som webmaster, Kasper har overtaget. Registrering hos dk hostmaster og one.com er opdateret.
  Erik undersøge om Jacob kender nogen som kunne tage opgaven. Michael snuser.
  Kasper lægger en bunke gamle dokumenter op på den eksisterende hjemmeside.
• · Trafiksanering
  Sagen er lukket med etablering af vejbumpene
• · Bestyrelsesansvarsforsikring
  Erik tager sagen. Kasper sender regnskab til Erik.
• · Lunken v. Padborgvej 14
  Sagen er lukket, se pkt. 2)

Christian udsender opdateret aktionsliste.

6) Status på udvalg

• · Arbejdsdagsudvalg
  Arbejdsdagen i maj var en stor succes, ca. 40 voksne og 20 børn deltog. Alle de planlagte opgaver blev nået. Planlægges gentaget årligt.
  (Der indkøbes 2×2 flasker rødvin til Michaels kone og naboen som fremstillede ca. 80 hjemmelavede sandwich til dagen! Kasper)
• · Vedligeholdelsesudvalget
  Ny kontrakt for fremtidig årlig vedligeholdelse af træer blev forelagt. Bestyrelsen godkendte. Kontrakten gælder for 2011 og 2012, prisen er kr. 4300 pr år + moms.
  5-6 træer i rabatter skal udskiftes, pris ca. kr. 1500. Jan skifter dem til efteråret.
  Legeplads: Fald grus skal rettes ud. Dæk gynger skal udskiftes, Henning køber nye, ca. kr. 1500. Ukrudt skal bekæmpes.
  Fræsning og græssåning på vest siden af det levende hegn, tilsvarende østsiden, anbefales af udvalget. Tilbud indhentes så det evt. kan indgå i budget 2011.
  Grusstier: Tilbud fra ETK på kr 32.250 inkl. moms accepteres. Alternative tilbud var ikke bedre. Overskudsjord lægges på bakken ved legepladsen. Michael sætter det i gang.
  Sprøjtning af kantsten med Round-up er tilsyneladende ikke gjort endnu. Henning undersøger med Jan.
• · Festudvalg
  Næste arrangement er Skt. Hans bål på onsdag 23. juni. Formanden er bortrejst så der bliver ingen tale i år.
• · Vej og leg udvalg
  Intet nyt
• · Indkøbs og rabat udvalg
  Erik undersøger mulighed for rabat ved gasfyr service

7) Bestyrelsens virke

Afsnit angående svar tider skal opdateres. Christian retter og udsender ny udgave.

8) Økonomi/budget

Generelt ser økonomien fin ud i forhold til budget.
Beskæring og foryngelse af det levende hegn er betalt med kr 40.248 som er hensat fra 2009.

Beskæring af tæer er betalt med kr 19.375 som er hensat fra 2009.

Vintervedligehold for jan+feb+mar kostede kr 50.000, dvs der er 10.000 tilbage til nov-dec.

Faktura for vejbump er ikke modtaget endnu, den forventes at lyde på ca kr 164.000 (hvoraf de kr 154.000 er hensat fra 2009)

Faktura for fræsning og græssåning langs østsiden af hegnet er ikke modtaget endnu.
Etablering af grusstier forventes at blive ca kr 2.500 billigere end budget.
Af de afsatte kr 15.000 til inventar vedligehold har vi brugt kr 3.200 til en ny lygtepæl og kr 4.120 til rep af revner i asfalten.
Opkrævning af kontingent 2010 første rate pr 1. maj er gennemført. Der var 5 medlemmer som ikke betalte inden for fristen. De blev alle genopkrævet pr 1. juni plus et rykker gebyr på kr 50.

 

Tilbud fra Nordea ang. speciel konto med opsigelse til vejfonden er ikke særligt attraktivt:

1 års binding 1,10%
2 års binding 2,10%
3 og 4 års binding 2,60%

5 års binding 2,85%

Vi får pt. 1,65% på vores almindelige konti uden binding.

Kasper undersøge hvad andre banker i området kan tilbyde.

9) Evt.

Foreningens gasbrændere bliver vist ikke brugt så meget. De står hos

Lars Hult, Padborgvej 25
Søren N Winther, Oksbølvej 30
Jan Fogtman, Oddervej 27

Der mangler vist også gas, hvem køber?

10) Næste møde

Onsdag 15. september hos John, Padborgvej 35

 

/Kasper, 20 juni 2010